Do’s und Don’ts einer Geschäftsmail

Mit Bedacht zur seriösen E-Mail

Ein E-Mail im Geschäfts- und Businessbereich beinhaltet wenige Schwerpunkte, die Sie nicht außer Acht lassen sollten:

1. Betreff
2. Begrüßung & Anrede
3. Einleitung bzw. konkrete Information
4. Kurzer Inhalt mit Formatierung
5. Grußformel

6. Signatur

    

Der Betreff:

• Auf keinen Fall sollte die Betreffzeile leer bleiben.
• Wählen Sie den Betreff so kurz und aussagekräftig wie nur möglich.
• Der Betreff soll keine Kritik, Aufforderung, Ausrede oder Entschuldigung beinhalten.
• Diese Worte entscheiden, wie rasch ein Empfänger öffnet bzw. Ihre E-Mail bearbeitet.
• Akkurate Stichwörter können später bei der Suche einer abgelegten E-Mail hilfreich sein.
• Vermeiden bzw. löschen Sie zu lange Präfix-Ketten (Re:AW/ Re(2)/ AW,AW).
• Bei Antwortmails ändern Sie gegebenfalls den Betreff, und passen Sie diesen dem Inhalt an.

• Vermeiden Sie Abkürzungen, komplizierte Fachwörter oder Ticketnummern.

   

Begrüßung & Anrede:

• Kennen Sie Ihren Empfänger nicht persönlich, liegen Sie mit „Sehr geehrte(r) Herr/Frau“ niemals falsch.
• Formulieren Sie die Anrede lieber zu formell als zu wenig.
• Wissen Sie nur den Nachnamen, dann schanzen Sie keinem das falsche Geschlecht zu, das könnte ins Auge gehen.
• Entweder recherchieren Sie im Internet oder Sie wählen das monotone „Sehr geehrte Damen und Herren“.
• Richtet sich Ihr Anliegen an keine spezielle Person, sondern Firma oder Abteilung, sind Sie mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ immer auf der sicheren Seite.
• Kennen Sie Ihren Gegenüber schon besser, können Sie die Anrede beruhigt lockerer angehen.
  • „Lieber Herr …“
  • „Guten Morgen Herr …“
  • „Guten Tag Herr …“
• Ein lockeres „Hallo …“ ist eigentlich nur unter Kollegen akzeptabel oder wenn Ihnen Ihr Empfänger bereits das DU angeboten hat.
• Liegt ein akademischer Grad vor, muss dieser nicht zwingend angeführt werden.
• Ein wissenschaftlicher Grad wie Doktor oder Professor allerdings sollte in die Begrüßung miteinbezogen werden
  • „Sehr geehrter Herr Dr. Müller“
  • „Sehr geehrte Frau Professorin Müller“

• Als Satzzeichen verwenden Sie entweder das Komma und schreiben nach einer Leerzeile klein weiter oder Sie setzen das Ausrufezeichen und fangen – ebenfalls nach einer Leerzeile – den Satz großgeschrieben an.

   

Einleitung bzw. konkrete Kurzinformation

• Damit der Leser den Inhalt richtig einordnen kann, beginnen Sie mit einem kurzen Einleitungssatz.
• Ist es der erste Kontakt zu einem Empfänger, empfiehlt sich eine kurze Vorstellung.
• Schreiben Sie respektvoll, mit diesen Worten macht sich Ihr Empfänger das erste Bild von Ihnen.

• Vermeiden Sie Wiederholungen, die der Kunde schon kennt.

   

Inhalt:

• Verzetteln Sie sich beim Inhalt ihrer Nachricht nicht, kommen Sie mit wenig Text schnell zum Punkt.
• Bei langen Texten verliert der Empfänger das Interesse und wichtige Informationen können untergehen.
• Schreiben Sie einfach und vermeiden Sie komplizierte Wörter.
• Sparen Sie nicht mit Formatierung, integrieren Sie Aufzählungen, Absätze und Fettmarkierungen.
• Vermeiden Sie Wörter wie „müssen“, „dürfen“, „sollen“, diese stechen negativ ins Auge.

• Übermitteln Sie auch schlechte Nachrichten oder Kritik immer positiv.

   

Schluss:

• Erhoffen Sie sich eine Antwort, können Sie am Ende des Inhalts eine nett formulierte Aufforderung anhängen.
  • „Ich bin gespannt auf Ihr Feedback …!“
  • „Senden Sie mir die Info bitte bis spätestens …!“
• Bei komplexen Anliegen können Sie Kontaktdaten für einen Rückruf anbieten.
  • „Haben Sie Fragen, können Sie mich gerne unter … kontaktieren.“
• Lust auf was Neues, dann kombinieren Sie den Schlusssatz gleich mit der Grußformel.

  • „Herr Müller, ich freu mich auf Ihr Feedback und wünsche Ihnen beste Grüße nach Wien.“

     

Grußformel:

• Eine Grußformel ist eine Form der Wertschätzung und sollte immer integriert sein.
• Varianten wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit besten Grüßen“ können Sie natürlich immer wählen.
• Abwechslung und einen persönlichen Touch bringen Sie allerdings rein, wenn Sie Ihre Grußformel der Tageszeit anpassen.
  • „Einen guten Start in die Woche“
  • „Einen erfolgreichen Tag“
  • „Einen schönen Feierabend“
  • „Herzliche Grüße aus dem Oberösterreich“
  • „Sonnige Grüße nach Wien“

• Abgekürzte Grußformeln wie “ Mfg“ oder „Lg“ sollten nur unter Kollegen verwendet werden und sind im E-Mail-Verkehr mit Kunden ein No-Go.

   

Signatur:

• Mit einer Signatur am Ende können Sie Ihrem Empfänger Informationen und Kontaktdaten übermitteln.
• Neben dem vollständigen Namen inkl. Titel und Berufsbezeichnung kann eine Signatur zudem noch enthalten:
  • Adresse
  • Rufnummer und E-Mail Adresse
  • Firmenlogo
  • Website

  • Social-Media-Kanäle

     

Wichtige Tipps vorm Versenden:

Seien Sie vorsichtig mit der Verwendung von Smileys, enthält eine Antwortmail Ihres Kunden schon das ein oder andere Smiley, können Sie ohne Bedenken einmal eines zur Auflockerung einbringen.

Lassen Sie außerdem vor dem Absenden Ihrer E-Mail nochmals die Rechtschreibprüfung über Ihren Inhalt laufen, Schreibfehler kommen beim Gegenüber nie gut an.