Listen-Chaos? Wie Sie Ihre To Dos besser organisieren

In unserem Blogbeitrag entlarven wir klassische Fehler, die wir beim Aufstellen unserer Listen begehen, und haben außerdem den passenden Tool-Tipp fĂŒr Sie!

Ob im Privatleben oder im Beruf – viele von uns organisieren ihren Tag am liebsten mit To Do Listen. Allerdings hat diese Vorgehensweise auch einen gewaltigen Haken. Sogar mehrere, wenn man es genau nimmt.

In unserem Blogbeitrag zeigen wir klassische Fehler, die wir beim Aufstellen unserer Listen begehen, und haben außerdem den passenden Tool-Tipp fĂŒr Sie! 

Die To Do Liste als GedankenstĂŒtze – ein Mythos

Das Multitasking, das wir uns heutzutage abverlangen, bedingt leider auch, dass unser Fokus selten dort ist, wo wir ihn eigentlich brauchen. Am Schreibtisch denken wir daran, was wir nach BĂŒroschluss schnell noch alles erledigen mĂŒssen. Aber kaum zuhause, sitzt uns dann genau jene Aufgabe, die wir in unserer Unkonzentriertheit nicht mehr geschafft haben, im Nacken wie eine zĂ€he Zecke.

An dieser Stelle kommen die To Do Listen ins Spiel: Denn sobald wir einen Task auf die Liste packen, mĂŒssen wir uns nicht mehr sorgen, ihn zu vergessen. Oder?

Stimmt – aber nur zum Teil. Der eigentliche Grund, warum viele von uns ein Faible fĂŒr Listen haben, ist ein anderer. Wir beruhigen damit das Gedankenkarussell, machen unseren Kopf frei. Wenn eine Aufgabe auf der Liste steht, hören wir auf, permanent darĂŒber nachzudenken. Das ist der eigentlich positive Effekt von To Do Listen! Der Grund, warum wir produktiver werden, wenn wir uns angewöhnen, eine zu fĂŒhren.

„Vergesslicher“ Kellner lieferte Impuls fĂŒr bedeutende Entdeckung 

Wissenschaftlich erklĂ€ren lĂ€sst sich dieser Effekt durch eine Beobachtung, die die russische Psychologin Bljuma Zeigarnik 1927 gemacht hat. Bei einem Besuch im CafĂ© war ihr die außergewöhnliche MerkfĂ€higkeit des Kellners aufgefallen: Problemlos konnte er eine Vielzahl der unterschiedlichsten Bestellungen im Kopf behalten und sie den richtigen Gesichtern zuordnen – aber nur so lange, bis er sie serviert hatte. Danach war alles weg. Wenn es ans Bezahlen ging, ließ ihn sein GedĂ€chtnis im Stich. 

Das wiederum weckte die Neugier der Psychologin. Nach einer Reihe von Tests und Untersuchungen konnte sie ihre Beobachtung erklĂ€ren und mit Zahlenmaterial untermauern: Unser Gehirn merkt sich fast ausschließlich – zu 90 Prozent – jene Aufgaben, die unerledigt sind. Es erinnert uns laufend daran, wĂ€hrend Erledigtes schnell aus unserem KurzzeitgedĂ€chtnis verschwindet. Unerledigte Aufgaben dagegen nagen regelrecht an uns. 

Gleiches gilt im Übrigen nicht nur fĂŒr die klassischen To Dos, sondern auch fĂŒr richtungsweisende Entscheidungen, die wir in unserem Leben getroffen haben. Was wĂ€re, wenn wir uns damals anders entschieden hĂ€tten? Auch dieses Hadern lĂ€sst sich mit dem Zeigarnik-Effekt erklĂ€ren. Die Möglichkeiten, die wir nicht ausgeschöpft haben, schwirren uns im Kopf herum – wie unerledigte To Dos. 

Aber jetzt zum Haken: Warum To Do Listen nicht funktionieren, wie sie sollten 

Denn sie wissen nicht, was sie tun 
 Dieser Eindruck entsteht gelegentlich, wenn man ĂŒber Menschen liest, die ihren Alltag beinahe lĂŒckenlos in To Do Listen erfassen – vom ZĂ€hneputzen am Morgen bis zum Schlafengehen um 22 Uhr. Aber selbst dann, wenn wir solchen ZwĂ€ngen nicht erliegen, gibt es noch genĂŒgend Fallstricke, die aus einem guten Werkzeug fĂŒr ProduktivitĂ€t das genaue Gegenteil machen. 

#1 Wir nehmen uns zu viel vor 

Zu tun gibt es genug. Da fĂ€llt es nicht unbedingt schwer, Punkt um Punkt aus dem Armgelenk zu schĂŒtteln und auf die Liste zu setzen. Aber Vorsicht! ZĂŒgeln Sie Ihren Eifer und schreiben Sie nur das auf, was der ErwĂ€hnung wert ist. Essenzielle To Dos, auf denen unser Fokus ohnehin liegen sollte, mĂŒssen gar nicht erst auf die To Do Liste. 

Unser Tipp: Notieren Sie sich unerledigte Teilschritte solcher Aufgaben allenfalls – und im Idealfall erst kurz vor Feierabend – wenn es Ihnen dadurch leichter fĂ€llt, den Arbeitstag abzuschließen. 

#2 Wir missbrauchen die Liste 

Viele nutzen To Do Listen auch, um sich vor der eigentlichen Arbeit zu drĂŒcken. Manche tun das – natĂŒrlich nicht Sie. Oder ich 
 Na ja, vielleicht hin und wieder, wenn es gerade besonders mĂŒhsam und anstrengend ist, sich in eine neue Aufgabe hineinzudenken. Dann „sortieren“ wir unsere Gedanken erst einmal auf der Liste, was grundsĂ€tzlich auch gut ist, sofern wir das Unvermeidliche nicht zu lange dadurch hinauszögern. 

Unser Tipp: Erledigen Sie die unangenehmste Aufgabe gleich zu Beginn des Tages und schreiben Sie diese nach Möglichkeit gar nicht erst auf die Liste, wo sie sehr hemmend wirken kann und fĂŒr Frust sorgt, so lange wir sie vor uns herschieben. 

#3 Wir lassen uns vom Pfad der Tugend abbringen 

Das passiert, wenn wir uns PrioritĂ€ten setzen, dann aber doch wieder auf Zuruf handeln. Im Alltag neigen wir nĂ€mlich dazu, dringliche, aber nicht wichtige Dinge zu erledigen. Klar, ein Schulterklopfen tut gut. Es ist wie Balsam, wenn uns die Kollegen dafĂŒr Anerkennung zollen, weil wir alles im Handumdrehen erledigen, was sie an uns herantragen. Dumm nur, wenn wir dadurch gar nicht mehr zu unserer eigentlichen Arbeit kommen. 

Unser Tipp: Sie mĂŒssen nicht gleich ein „Bitte nicht stören“-Schild an Ihren Schreibtischstuhl hĂ€ngen und können Ihren Kollegen natĂŒrlich weiterhin einen Gefallen tun. Allerdings wird Ihnen auch keiner böse sein, wenn er ein Weilchen vertröstet wird, bis Sie Ihre wichtigsten Tagesaufgaben erledigt haben. 

#4 Listen werden nicht konsequent gefĂŒhrt 

Nicht selten folgt unsere Tagesplanung einem etwas unkoordinierten System. Privates kommt in den Kalender und wenn man keinen hat, muss ein Schmierzettel herhalten. Im BĂŒro klappt es meistens besser: sĂ€mtliche To Dos sind im Idealfall an einer zentralen Stelle gesammelt. Aber dann kommt doch wieder dieses oder jenes dazu. Eine wichtige E-Mail, eine geĂ€nderte Deadline 
 und wir vergessen unsere Liste anzupassen. 

Unser Tipp 
 

Microsoft To Do bĂŒndelt alle Tasks an einem Ort 

Die Nutzung des Tools ist kostenlos, einzige Voraussetzung ist, dass Sie ĂŒber ein Microsoft Konto verfĂŒgen. Durch diese VerknĂŒpfung ergibt sich auch schon der erste große Vorteil des Tools: SĂ€mtliche Aufgaben werden automatisch in der reduzierten OberflĂ€che fĂŒr Sie gesammelt – egal, ob es sich um eine als Aufgabe gekennzeichnete E-Mail, eine Notiz in One Note oder einen Eintrag aus dem Microsoft Planner handelt. Dabei werden auch ErgĂ€nzungen wie etwa AnhĂ€nge oder Kategorielabels mitgegeben. Der Haken unter #4 gehört damit schon fast der Vergangenehit an. 

Sie können in Microsoft To Do mehrere Listen oder Kategorien von To Dos fĂŒhren. Mit einem Mausklick markieren Sie die unterschiedlichen Tasks als Tagesaufgabe und erhalten unter dem MenĂŒpunkt „Mein Tag“ dadurch stets eine reduzierte und vor allem machbare Liste an Aufgaben. ZusĂ€zliche Punkte können beliebig ergĂ€nzt werden. 

Umgekehrt werden Ihre Aufgaben aus Microsoft To Do auch wieder im Microsoft Planner dargestellt – hier im Screencast ist alles zusammen perfekt in die Teams-Arbeitsumgebung integriert. DarĂŒber hinaus gibt es die App auch als Webversion und natĂŒrlich fĂŒrs Handy. 

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