Clevere Strategien für erstklassige Event-Erlebnisse

Was macht ein großartiges Event-Erlebnis aus?

Ein unvergessliches Erlebnis für Eventteilnehmer zu schaffen, zählt zu den wichtigsten Zielen von Organisationsteams.  Doch was macht ein großartiges Event-Erlebnis aus? Wir wissen, dass Begeisterung, aber auch Enttäuschung dort entsteht, wo Erwartungen und Realität aufeinandertreffen. Natürlich spielen Faktoren wie Location, Programm und Speaker-Line-Up eine entscheidende Rolle, wenn es um Event-Erlebnisse geht. Was dabei oft übersehen wird: Der Erfolg eines Events entscheidet sich lange vor der eigentlichen Veranstaltung. Die Wirkung einer professionellen Eventkommunikation, die von der ersten Aussendung bis zur Nachbereitung ein durchgängiges Kundenerlebnis schafft, sollte daher nicht unterschätzt werden. 

Hier haben wir für Sie einige wichtige Eckpunkte einer cleveren Event-Strategie zusammengefasst.

1. Nahtlos integriertes Teilnehmermanagement

Ein perfekt abgestimmtes Teilnehmermanagement bildet die Basis für eine erfolgreiche Eventabwicklung. Von der Registrierung bis hin zum Follow-Up muss die Abwicklung für den Kunden so reibungslos wie möglich gestaltet sein. Hier zählt jedes Detail - die richtige Segmentierung, eine ansprechende Event-Bewerbung zum optimalen Zeitpunkt, ein intuitiver Registrierungsprozess und ein reibungsloser Check-In vor Ort. Entscheidend ist dabei ein nahtloses Ineinandergreifen der einzelnen Kontaktpunkte zum Kunden. Das perfekte Zusammenspiel von CRM, E-Mail-System, Landingpages und Anmeldesystemen ist hier ausschlaggebend für ein zufriedenstellendes Kundenerlebnis.

Ein gutes Teilnehmermanagement-System, das alle Kontaktpunkte perfekt integriert sowie eine weitgehende Automatisierung der Registrierungs- und Check-In-Prozesse ermöglicht, kann Sie dabei unterstützen, eine reibungslose Customer Journey sicherzustellen.

Tipps für ein effektives Teilnehmermanagement:

• Automatisieren Sie den Registrierungsprozess. Verwenden Sie ein Teilnehmermanagement-System, das Event-Mailings, Registrierung, Ticketing, Check-In und Nachbereitung nahtlos integriert und automatisiert.
• Implementieren Sie integrierte mobile Check-in-Verfahren, um lange Warteschlangen zu vermeiden und einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.
• Nutzen Sie ein Teilnehmermanagement-System, das detaillierte Analysen zu Teilnehmerstatus und Eventfortschritt und damit eine laufende Optimierung Ihrer Event-Kampagne ermöglicht.  

2. Personalisierte Eventkommunikation in ansprechendem Design

Auch in der Eventkommunikation gilt: Menschen suchen nach Informationen, die sie emotional ansprechen und/oder einen entsprechenden Mehrwert bieten.

Eine durchdachte Eventkommunikation mit klaren Botschaften kann helfen, eine Verbindung herzustellen und die richtigen Erwartungen zu wecken. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Storytellings, verknüpft mit ansprechenden Mailing- und Landingpage-Designs, um die Kernbotschaft Ihres Events richtig in Szene zu setzen und die Vorfreude zu steigern.

Hier kommt die Personalisierung ins Spiel - wobei Personalisierung mehr bedeutet, als nur den Namen des Kunden in die Anrede des Mailings zu setzen. Individualisierte Kundenkommunikation, die auf datengestützter Segmentierung basiert und die Historie und Präferenzen des Kunden berücksichtigt, setzt bereits vor der Veranstaltung die richtigen Anknüpfungspunkte. Vor Ort kann eine personalisierte Begrüßung, sei es digital oder durch gut gebrieftes Personal, einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Ein personalisiertes Goodie-Bag, das am Empfang überreicht wird, ist nur ein Beispiel dafür, wie Sie Ihren Kunden persönliche Wertschätzung vermitteln können.  

Tipps für eine wirkungsvolle Eventkommunikation:

• Zielgruppensegmentierung: Passen Sie Ihre Kommunikation an verschiedene Teilnehmergruppen an, basierend auf deren Vorlieben und bisherigen Interaktionen.
• Design und Konsistenz: Stellen Sie sicher, dass alle Kommunikationsmaterialien professionell gestaltet sind und Ihre Markenwahrnehmung fördern.
• Dynamische Inhalte: Nutzen Sie Technologien, um dynamische Inhalte basierend auf den Präferenzen Ihrer Teilnehmer zu erstellen.

3. Teilnehmerinformation und Orientierungshilfen in Echtzeit

Unser Gehirn ist in der Regel sehr leistungsfähig, verbraucht aber jede Menge Energie und ist daher aus ökonomischen Gründen grundsätzlich faul. Veränderungen, Orientierungslosigkeit und fehlende Informationen verursachen Stress. Das erleben wir auch oft bei Veranstaltungen. Genau hier kann smarte Eventkommunikation ansetzen.

Mit aktuellen Handlungsempfehlungen sowie mit Informations-Updates über den Eventablauf oder über kurzfristige Programmänderungen, die Sie in Echtzeit über verschiedene Kanäle wie E-Mail, SMS oder WhatsApp versenden, sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste immer bestens informiert sind, sich leicht zurechtfinden und ein stressfreies Event genießen können.

Tipps für einen reibungslosen Informationstransfer:

• Nutzen Sie eine zentrale Event-Informationsplattform um Ihre Gäste mit Informationen zu Event-Streams, Zeitplänen, Raumplänen und ad-hoch Updates auf dem Laufenden zu halten.
• Segmentieren Sie die Teilnehmer nach ihren Interessen, um gezielte Informationen zu spezifischen Workshops oder Sitzungen zu versenden, die ihren Präferenzen entsprechen.

4. Interaktion und Gamification

Wer sagt, dass Eventkommunikation eine Einbahnstraße sein muss? Binden Sie Ihre Eventteilnehmer in den Ablauf mit ein. Umfragen, Q&A Sessions und interaktive Panels sind nur einige Beispiele, wie Sie die Teilnehmer aktiv einbinden und das Event-Erlebnis vertiefen können.

Gamification im Eventmarketing ist ein wirkungsvolles Instrument, um Engagement, Interaktion und Markenbindung zu fördern. In einer Welt, in der Aufmerksamkeit ein knappes Gut ist, bietet Gamification die Chance, Ihre Gäste aktiv und nachhaltig in das Event einzubinden. Spielerische Elemente wie Wettbewerbe, Quizrunden oder interaktive Challenges sorgen nicht nur für Bewegung, sondern auch für wertvollen Austausch zwischen den Teilnehmern. Sie sorgen für bleibende Erinnerungen, die mit positiven Emotionen und Ihrer Marke verknüpft sind.

Entscheidend ist die richtige Balance zwischen Unterhaltung und Mehrwert. Gezielte Gamification sorgt nicht nur für Spaß, sondern stärkt auch die Kundenbindung. Nutzen Sie die Chance, Ihre Zielgruppe spielerisch zu begeistern und gleichzeitig wertvolle Daten über Verhalten und Präferenzen zu sammeln.

Tipps zur Steigerung der Kundeninteraktion: 

• Implementieren Sie Anreizsysteme wie Wettbewerbe oder Bonusprogramme, die auf das Thema Ihres Events abgestimmt sind.
• Planen Sie Workshops und Q&A-Sessions, die zur aktiven Teilnahme einladen und das Networking fördern.
• Nutzen Sie Live-Umfragen oder Brainstorming-Tools, um das Publikum einzubeziehen und wertvolles Feedback zu erhalten.

5. Follow-Up – Nach dem Event ist vor dem Event

Die Nachbereitung einer Veranstaltung ist ebenso wie die Planung und Durchführung selbst ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihre Eventabwicklung. Entscheidend ist, dass Ihre Gäste auch nach dem Event involviert bleiben. Mit der richtigen Strategie können Sie Ihr Event nachhaltig wirken lassen und die Kundenbeziehung weiter vertiefen. Ein automatisiertes Event-Follow-Up das die besten Momente des Events zusammenfasst oder mit entsprechenden Promotions und Calls to Action die nächsten Kommunikationsschritte einleitet, gilt als wesentlicher Bestandteil eines konsequenten Leadmanagements. 

Tipps für eine effektives Nachbereitung:

• Zusammenfassung und Highlights: Senden Sie eine personalisierte E-Mail mit den Highlights und besten Momenten des Events.
• Feedback einholen: Nutzen Sie automatisierte Umfragen, um wertvolles Feedback zu sammeln und Verbesserungspotenziale für zukünftige Events zu identifizieren.
• Nächste Schritte ankündigen: Bieten Sie spezielle Angebote oder exklusive Inhalte an, um die nächste Veranstaltung anzukündigen und das Interesse aufrechtzuerhalten.

Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner Event-Lösungen!

Technologie ist im Eventmarketing nicht nur ein nützliches Werkzeug, sondern ein entscheidender Treiber für Erfolg und Innovation.

Moderne Event-Tools wie die eworx Marketing Suite helfen Ihnen, die Grenzen zwischen physischer und digitaler Welt zu überwinden und ein ganzheitliches Kundenerlebnis zu schaffen. Sie verbinden modernes E-Mail-Marketing mit Event-Management-Funktionen und erlauben es so, personalisierte Kommunikationskampagnen zu planen und gleichzeitig operative Herausforderungen wie die Verwaltung von Gästelisten und Informationsupdates für Gäste zu meistern. 

Sie fördern die Interaktion mit den Gästen auf hohem Niveau und liefern gleichzeitig wertvolle Erkenntnisse über die Performance Ihrer Veranstaltung. So helfen sie Ihnen, die Customer Journey zu optimieren, das Kundenerlebnis zu verbessern und Ihre nächsten Events noch erfolgreicher zu gestalten.

Sie möchten mehr über konkrete Fallbeispiele und Best Practices im Eventmanagement erfahren? Lassen Sie es uns wissen.  Wir helfen Ihnen gerne weiter.