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IT Futures – Women Power im Vordergrund, eworx hinter den Kulissen
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Einblicke in das Veranstaltungsmanagement des IT Futures Karrierefestivals
Das IT Futures Karrierefestival ist ein zukunftsweisendes Event, das Organisationen und junge Talente der IT-Branche zusammenbringt und so ein optimales Networking-Umfeld für Startups, etablierte Unternehmen, Nachwuchskräfte, QuereinsteigerInnen und Professionals schafft.
Es bietet ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen im Technologieumfeld eine einzigartige Möglichkeit zum Austausch und schlägt damit die Brücke zwischen Ausbildung und Praxis. Über praxisorientierte TechTalks und direkte Gespräche mit BranchenexpertInnen erhalten junge Talente einen wertvollen Überblick über aktuelle Branchentrends und berufliche Perspektiven.
Ein wesentlicher Aspekt ist dabei die Förderung von Diversität und Innovation. Durch die Einbindung vielfältiger Perspektiven, wie etwa Women in IT, wird ein inklusiver Fortschritt der Branche vorangetrieben und die Arbeitswelt von morgen aktiv gestaltet. Zudem setzt das Event den Fokus auf die Bedeutung nachhaltiger Technologien und die Rolle der IT im Hinblick auf ethische Innovationen und Klimaschutz.
Um einen reibungslosen Eventablauf zu gewährleisten, unterstützen wir von eworx das Organisationsteam von 72net.io in den Bereichen Newsletter-Kommunikation, Ticketing und Teilnehmermanagement. Für diesen Beitrag gewährt uns Angela Wertgarner, CEO von 72net.io und Leiterin des Organisationsteams von IT Futures, einen Blick hinter die Kulissen des Events.
Eine Vision wird zur Wirklichkeit
Die Idee hinter dem IT Futures Karrierefestival ist es, eine Plattform zu schaffen, auf der IT-Talente – insbesondere Frauen in der IT – und innovative Unternehmen in einen inspirierenden Austausch treten können. Als reines Frauenteam liegt uns das Thema Women in IT und die Förderung weiblicher Arbeitskräfte in einer männerdominierten Branche besonders am Herzen.
Von Anfang an war uns klar, dass wir keine klassische Karrieremesse veranstalten wollen. Mit spannenden TechTalks von BranchenexpertInnen und interaktiven Stationen, vom VR-Racing bis zur PartyNight, haben wir zahlreiche Angebote geschaffen, um spannende Einblicke in die facettenreiche Welt der IT zu vermitteln und den TeilnehmerInnen ein Networking in entspannter Atmosphäre zu ermöglichen.
Die Organisation einer Veranstaltung dieser Größenordnung erfordert neben Kreativität und Know-how auch eine entsprechende technische Infrastruktur. Dies betrifft insbesondere die Eventpromotion und -kommunikation. Diese wickeln wir mit der eworx Marketing Suite ab. Die weitgehende Automatisierung des Teilnehmermanagements vom ersten Mailing über die Eventregistrierung bis hin zur Nachbereitung erspart uns viel Zeit. Damit können wir uns voll und ganz auf die inhaltliche Gestaltung und das kreative Konzept konzentrieren.
Zielgerichtete Eventkommunikation als wichtiger Erfolgsfaktor
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Events ist eine effektive und zielgruppengerechte Kommunikation. Mit eworx erstellen wir gezielte Newsletter-Kampagnen, die die verschiedenen
Zielgruppen des IT Futures Festivals mit personalisierten Inhalten versorgen. Ob Studierende, IT-Professionals, Speaker oder Unternehmen - jede Gruppe erhält die für sie relevanten Informationen, von der ersten Ankündigung bis hin zu Last-Minute-Änderungen und dem Follow-Up.
Individualisierbare Felder in den Anmeldeformularen ermöglichen es uns, Metadaten wie Interessen abzufragen und diese für die weitere Verarbeitung zu nutzen. Durch eine automatisierte Empfängersegmentierung stellen wir sicher, dass jede Nachricht zum richtigen Zeitpunkt die richtige Person erreicht. Referenten, Aussteller oder Publikum, deutsch oder englisch - mit individuellen Kampagnen versorgen wir alle Beteiligten mit den für sie wichtigen Informationen, Erinnerungen und Updates. So steigern wir nicht nur die Effizienz, sondern auch das Interesse an der Veranstaltung.
Einfache Registrierung und reibungsloses Ticketing als Teil des Eventerlebnisses
Ebenso wichtig für ein erstklassiges Eventerlebnis ist die reibungslose Abwicklung der Registrierung bzw. des Ticketing. Von der Eventbewerbung über die Registrierung bis hin zum Check-In vor Ort sind diese Schritte perfekt miteinander verknüpft. Die von der eworx Eventlösung bereitgestellten Registrierungsformulare für die Ticketbuchung sind nahtlos in unsere Website integriert. BesucherInnen können sich so schnell und einfach anmelden sowie bei Bedarf Anpassungen selbst vornehmen. Das Teilnehmermanagement dahinter erfolgt vollständig automatisiert. So lassen sich beispielsweise auch Wartelisten ohne manuelle Bearbeitung führen. Vor der Veranstaltung versenden wir über eworx digitalisierte Tickets mit personalisierten QR-Codes an unsere Gäste – alles in einem modernen und ansprechenden Design, mobil und papierlos. Das schnelle Scannen und Validieren der Codes über Smartphones ermöglicht uns einen einfachen und schnellen Check-In-Prozess vor Ort.
Aktive Kommunikation: Alle Stakeholder stets auf dem neuesten Stand
Eine Herausforderung für jede Eventorganisation besteht darin, die TeilnehmerInnen stets mit Updates auf dem Laufenden zu halten. Dank der automatisierten Kommunikationslösung von eworx können wir Informationen über Programmänderungen oder neue Networking-Möglichkeiten schnell versenden. So schaffen wir in jeder Phase der Veranstaltung die bestmögliche Eventkommunikation. Und die TeilnehmerInnen bleiben zu jeder Zeit informiert.
Besonders wichtig ist auch die Kommunikation mit den teilnehmenden Unternehmen. Deadlines, allgemeine Informationen zu Anreise, Auf- und Abbau, sowie zur Anlieferung der Messestände versenden wir in Form von Info-Mailings an die Aussteller. So haben wir stets den Überblick über die versendeten Informationen und können unsere Kampagnen problemlos an später hinzukommende Buchende versenden.
Die Bedeutung einer professionellen Event-Nachbereitung
Wir legen großen Wert auf eine umfassende Nachbereitung der Veranstaltung. TeilnehmerInnen und AusstellerInnen werden nicht nur verabschiedet, sondern erhalten Zugang zu exklusiven Inhalten und Highlights. Darüber hinaus bitten wir sie auch um ihr Feedback zum Event. Dieses Follow-up, das wir ebenfalls über die eworx Lösung abwickeln, stärkt nicht nur die Bindungzu unserem Event, sondern liefert auch wertvolle Erkenntnisse für die Planung zukünftiger Veranstaltungen.
Unsere Rolle als Partner
Wir von eworx sind stolz darauf, als Partner des IT Futures Karrierefestivals zum Gelingen dieser wichtigen Veranstaltung beizutragen und das Organisationsteam bei der Umsetzung seiner Vision zu unterstützen.
Sehr gerne werden wir visionäre Projekte wie dieses auch weiterhin mit unserer Lösung unterstützen und unsere Expertise in den Dienst unserer Kunden und Partner zu stellen.
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